L’entretien annuel, êtes vous prêt?

L’entretien annuel est un moment déterminant dans le cycle des relations professionnelles. Vous êtes nombreux à le programmer dans cette période de l’année. Ainsi, nous avons décidé de vous donner quelques clés pour le réussir au mieux

L’entretien annuel et l’entretien professionnel. Distincts et complémentaires

Il me semble important, avant tout, d’apporter un éclairage sur la notion d’entretien. Il en existe 2 distincts et finalement complémentaires.

L’entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire entre le salarié et l’employeur qui existe depuis mars 2014. Il est destiné à envisager les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et les formations qui peuvent y contribuer. Il peut être animer, indifféremment, par le manager, le N+2, un représentant RH et la fréquence imposée par la loi est d’un entretien au moins tous les 2 ans.

Par ailleurs, l’entretien annuel qui, lui, n’a aucun caractère obligatoire. l’objectif est d’accorder un temps privilégié au binôme, manager-managé, pour faire un bilan du cycle écoulé et se projeter vers le cycle à venir. Il est animé par le supérieur hiérarchique et n’a aucune autre contrainte que le bon sens managérial.

Pourquoi un entretien évaluation annuel ? c’est un acte fort de management.

C’est un moment privilégié qui est l’occasion

• Pour le salarie
  • De parler ouvertement et de savoir s’il est dans le bon chemin.
  • C’est aussi l’occasion d’exposer les problèmes qu’il peut rencontrer et d’exprimer ses souhaits.
• Pour le responsable
  • D’écouter ses collaborateurs et de s’expliquer clairement sur ses positions et ses appréciations.
  • De définir ensemble les axes d’améliorations.
  • D’avoir une communication sincère ouverte et complète avec chaque personne de l’équipe.
• Pour l’entreprise
  • D’apprécier la contribution des personnes à la vie de l’entreprise.
  • De mieux connaître les hommes pour mieux les gérer et ainsi de disposer d’un outil solide de gestion prévisionnelle des compétences.

La manière d’être ? comment se conduire pendant l’entretien annuel ?

• Un état d’esprit qui s’articule autour de la relation de Confiance
  • Etre naturel et authentique
  • S’écouter respectueusement
  • Accepter la remise en cause de ses actes et le point de vue de l’autre
• Une communication toute en Simplicité
  • S’exprimer simplement
  • Se centrer sur les faits et éviter les interprétations, anecdotes…
  • Etre cohérent avec le quotidien
• Une Méthode rigoureuse
  • Reformuler périodiquement
  • Etre rigoureux et respecter la trame de départ
  • Conclure l’entretien

La manière de faire : comment animer son entretien annuel ?

• Avant : une phase d’anticipation et de préparation déterminante
  • Il faut réserver une salle adaptée (calme et isolé) et s’accorder le temps nécessaire (ni trop court, ni trop long). En général on compte entre 1 et 2 heures.
  • Prévenez votre collaborateur à l’avance (au moins 8 jours) et expliquez-lui bien la démarche de l’entretien. Invitez-le à préparer son entretien sur le support adapté.
  • Préparez les points clés de l’entretien en étant très factuel
  • Se préparer sur la forme autant que sur le fond (être disponible, constructif, prêt à écouter …)
• Pendant : Ecoute et méthodologie
  • Des le début de l’entretien, expliquez bien le déroulement et le principe de l’entretien. Par ailleurs, si vous sentez des craintes, appréhensions, blocages cherchez à les lever.
  • Donnez la parole au salarié pour qu’il fasse son bilan selon les critères et comportements de référence
  • Ecoutez-le attentivement sur la totalité des critères. Aidez-le simplement à bien s’exprimer en reformulant et en questionnant pour obtenir des précisions et après ses explications, enrichissez avec votre point de vue sur la globalité en revenant sur les points les plus importants
  • A l’issue de chaque phase remplissez la synthèse avec lui. Attention, il est parfois possible de ne pas obtenir un consensus et il faut savoir ne pas se battre et noter ses différences de point de vue.
  • Formulez les axes de progrès pour la période à venir en indiquant les objectifs et le calendrier.D’autre part, pensez à fixer le plan d’action pour optimiser l’atteinte des objectifs
  • Prenez le temps de conclure l’entretien en reformulant l’ensemble du document et en mettant en évidence les points essentiels
• Après : Action, accompagnement et contrôle
  • Mettez tout en œuvre pour que les orientations prises pendant l’entretien puissent se réaliser

L’entretien annuel, êtes vous prêt ?

Il est, bien sûr impossible de vous donner toutes les informations nécessaires à la réussite de vos entretiens. Aussi, si vous souhaitez en savoir plus, Formatic Centre vous propose de vous inscrire à une formation spécifique.